Pełna rejestracja firm na portalu PUESC
1. WPROWADZENIE
Czujemy się w obowiązku poinformować, że zgodnie z obowiązującym stanem prawnym od dnia 1.02.2020 podmioty do których dostarczane jest paliwo cysternami muszą przejść pełny proces rejestracji na platformie usług skarbowo – celnych czyli platformie PUESC – www.puesc.gov.pl
PROBLEM POLEGA NA TYM, ŻE PROCES PEŁNEJ REJESTRACJI NA PLATFORMIE PUESC JEST PROCESEM TRWAJĄCYM DŁUGO, JEST TO PROCES WIELOETAPOWY i MOŻE ZAJĄĆ NAWET KILKA TYGODNI. POZOSTAŁO ZATEM BARDZO MAŁO CZASU, ŻEBY SIĘ Z TEGO OBOWIĄZKU W TERMINIE WYWIĄZAĆ.
Należy tę sprawę – pełnej rejestracji na platformie PUESC - odróżnić od obowiązku rejestracji posiadanych urządzeń grzewczych zasilanych olejem opałowym. To jest zupełnie oddzielna sprawa. Rejestracja urządzeń grzewczych będzie możliwa do końca marca 2020 roku, a więc na to jest więcej czasu.
Są trzy możliwości w zależności od rodzaju odbiorcy:
1. Odbiorcy oleju napędowego i benzyny, którzy prowadzą działalność gospodarczą czyli występują w ewidencji działalności gospodarczej lub w KRS-ie muszą do końca stycznia przejść pełen proces rejestracji na platformie PUESC
2. Odbiorcy oleju opałowego, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej muszą do końca marca zarejestrować swoje urządzenia grzewcze w urzędzie celnym
3. Odbiorcy oleju opałowego, którzy prowadzą działalność gospodarczą czyli występują w ewidencji działalności gospodarczej lub w KRS-ie muszą do końca stycznia przejść pełen proces rejestracji na platformie PUESC, a dodatkowo zarejestrować do końca marca swoje urządzenia grzewcze, czyli na tych podmiotach ciążą dwa obowiązki jednocześnie.
W przypadku dostaw benzyn i oleju napędowego wymagane są zgłoszenia przewozów na platformie PUESC, a na odbiorcy ciąży obowiązek potwierdzania dostawy na PUESC-u jeśli dostawa przekracza 500 litrów. Czyli tylko w przypadku dostaw większych niż 500 litrów odbiorca będzie musiał korzystać z platformy PUESC i tylko wówczas będzie musiał do końca stycznia przejść pełen proces rejestracji.
W przypadku dostaw oleju opałowego każda dostawa, nawet najmniejsza będzie wymagała zgłoszenia na platformie PUESC i w związku z tym musi być w odpowiedni sposób zamknięta przez odbiorcę. Niezależnie więc od rejestracji urządzeń grzewczych każdy odbiorca oleju opałowego, który prowadzi działalność gospodarczą powinien już teraz zamykać dostawy oleju opałowego na platformie PUESC a dodatkowo do końca stycznia przyszłego roku przejść pełen proces rejestracji na tej platformie.
2. POTWIERDZENIE DOSTAW NA PLATFORMIE PUESC
Potwierdzanie dostaw jest dla odbiorcy operacją stosunkowo prostą. Upoważniona przez odbiorcę osoba loguje się na platformie podając swój adres mailowy i swoje hasło. Każda dostawa ma przypisany tak zwany numer SENT. Ten numer generuje dostawca paliwa dokonując zgłoszenia przewozu, czyli w przypadku naszej współpracy jest to OKTAN. Przykładowo taki numer wygląda następująco: SENT20191205009987. Do takiego numeru przypisane są hasła, tak zwane klucze pozwalające edytować zgłoszenie. Klucz odbiorcy zaczyna się od liter KR i wygląda na przykład tak KR-91TR.
W prosty sposób osoba reprezentująca odbiorcę „otwiera” SENTA podając numer SENT i klucz odbiorcy
i „zamyka” SENTA deklarując czy dostawa się odbyła i czy była zgodna ze zgłoszeniem. W przypadku oleju opałowego będzie również do zaznaczenia deklaracja o przeznaczeniu oleju opałowego na cele grzewcze.
3. JAK TO DZIAŁAŁO DO TEJ PORY, A JAK MA DZIAŁAĆ.
Podmiot odbierający, czyli odbiorca wyznaczał osobę do „zamykania SENT-ów” (jedną lub kilka). Była to dowolna osoba, która miała założony tak zwany profil podstawowy na PUESC-u. Zakładanie profilu podstawowego jest sprawą szybką, można to porównać do zakładania konta w sklepie internetowym. Podaje się swoje podstawowe dane i adres e-mailowy. Na podany adres mailowy przychodzi link aktywacyjny, z którego należy skorzystać, żeby zakończyć proces rejestracji profilu podstawowego. To jest proces trwający góra 5 minut. Podmiot odbierający mógł wyznaczyć do zamykania SENT-ów osobę inną niż pracownika własnej firmy, czyli na przykład pracownika firmy dostarczającej paliwa. Odbiorca miał zatem święty spokój. Dostawca paliwa generował „SENTA” uzupełniał go o dane dotyczące przewozu, czyli podawał m.in. dane cysterny i na koniec „zamykał SENTA-a”. Odbiorca nie musiał nic robić, oczywiście jeśli miał takie życzenie.
Taki stan ulega radykalnej zmianie od 1.02.2019. Odbiorca musi przejść pełen proces rejestracji. O co tutaj chodzi. Proces pełnej rejestracji ma uwiarygodnić, że osoba fizyczna działająca w imieniu podmiotu odbierającego na platformie PUESC ma do tego prawo, czyli została właściwie umocowana przez osoby, które mogą reprezentować firmę, czyli osoby które są wymienione w KRS-ie lub na które jest zarejestrowana działalność gospodarcza.
W systemie skarbowo celnym musi być zatem zarejestrowana osoba, która będzie się logowała na platformie PUESC i zamykała SENTY, musi być zarejestrowana osoba mająca prawo reprezentować przedsiębiorstwo. Obie te osoby muszą być uwiarygodnione na platformie PUESC. Następnie osoba reprezentująca przedsiębiorstwo musi zgłosić do systemu przedsiębiorstwo i następnie dodatkowo powiązać osobę, która będzie korzystała z platformy PUESC z zarejestrowanym w systemie przedsiębiorstwem. Brzmi to w sposób skomplikowany i takie też jest. Żeby sprawę przybliżyć wytłumaczymy to na przykładzie w następnym punkcie.
4. PROCES PEŁNEJ REJESTRACJI NA PRZYKŁADACH
W opisywanych przykładach, dla czytelności opisu, nie wchodzimy za głęboko w szczegóły poruszania się na platformie PUESC, tylko bardziej skupiamy się na kolejnych krokach do wykonania. Szczegółowy sposób postępowania będzie można zobaczyć w opisach dostępnych na platformie PUESC do których linki podamy na końcu niniejszej informacji
Przykład 1
Zarejestrowana jednoosobowa działalność gospodarcza Firma Malinowski. Jedyną osobą w firmie jest Stefan Malinowski, na którego jest zarejestrowana działalność gospodarcza i który nie ma pracowników – wszystko robi sam.
Krok 1 – Stefan Malinowski zakłada na platformie PUESC konto podstawowe
Krok 2 – Stefan Malinowski uwiarygadnia swoją osobę na platformie. Można to zrobić na różne sposoby:
- poprzez podpis kwalifikowany
- poprzez skorzystanie z profilu zaufanego tak zwanego ePUAP-u
- poprzez wizytę w urzędzie celnym
Zdecydowanie najkorzystniejszym rozwiązaniem jest profil zaufany ePUAP. Przyda się on również przy następnych krokach, a generalnie przydaje się ten profil w wielu różnych urzędowych sprawach. Zakładanie profilu zaufanego jest stosunkowo proste. Trzeba wejść na stronę www.epuap.gov.pl wypełnić prosty formularz (coś jak przy zakładaniu konta w sklepie internetowym tylko z większą nieco ilością danych). Ale żeby profil zaufany założyć do końca trzeba iść do dowolnego urzędu skarbowego, lub zus-u z dowodem osobistym, żeby potwierdzić tożsamość i żeby proces zakładania profilu zaufanego został zakończony przez pracownika urzędu. Ale to krótka, niekłopotliwa wizyta. Dopiero wówczas można z profilu zaufanego korzystać. Do logowania na stronie ePUAP potrzebne jest konto mailowe, hasło i telefon na który przychodzą jednorazowe kody.
Na platformie PUESC Stefan Malinowski wypełnić musi wniosek „rejestracja osoby fizycznej”. Po wypełnieniu musi podpisać wniosek korzystając z profilu zaufanego. Następnie musi ten wniosek wysłać. (wszystko to odbywa się internetowo)
Wymiana korespondencji z urzędem celnym odbywa się poprzez platformę PUESC. Jest tam zakładka „moje dokumenty”.
Urząd wyśle najpierw dokument o skrócie UPP (urzędowe potwierdzenie przedłożenia) a następnie dokument UPO (urzędowe potwierdzenie odbioru) Ten drugi dokument oznacza, że jakiś urzędnik odebrał wniosek i zaczął go rozpatrywać. Kolejnym dokumentem jest „Potwierdzenie Rejestracji”. Jest tam potwierdzenie rejestracji osoby fizycznej – w naszym przykładzie Stefana Malinowskiego i w dokumencie tym Stefanowi Malinowskiego przyznawany jest specjalny numer identyfikacyjny, tak zwany ID SISC osoby. Numer ten zaczyna się od PL potem jest numer pesel i potem cztery zera – np. PL581112065130000. Zatem Stefan Malinowski, który posiada numer ID SISC jest dopiero osobą w pełni zarejestrowaną na platformie PUESC
Krok 3. Stefan Malinowski, który otrzymał ID SISC rejestruje swoją firmę, wypełniając formularz rejestracja podmiotu. Tam podaje się już dane dotyczące firmy łącznie z NIP-em i numerem rachunku bankowego. Warto dołączyć przy tej okazji załącznik w postaci wypisu z ewidencji działalności gospodarczej. Podobnie jak w kroku 2, wniosek o rejestracje podmiotu podpisuje się przy pomocy ePUAP-u i wysyła. Z urzędu otrzymuje się kolejno - jak w kroku 2 - najpierw UPP, UPO i na koniec potwierdzenie rejestracji podmiotu. W tym potwierdzeniu nadawany jest numer identyfikacyjny ID SISC podmiotu, który znowu zaczyna się od literek PL potem jest numer NIP i na koniec pięć zer, np. PL777666223300000.
Krok 4. Stefan Malinowski jako osoba posiada swój własny ID SISC i posiadający prawo do reprezentowania własnej firmy posiadającej już ID SISC podmiotu ustanawia tak zwaną reprezentację wypełniając formularz „ustanowienie reprezentacji”. W tym formularzu Stefan Malinowski posiadający ID SISC osoby fizycznej „ustanawia reprezentację” czyli upoważnia siebie – czyli Stefana Malinowskiego do działania na PUESC-u w imieniu firmy Stefana Malinowskiego posiadającej swój ID SISC. Oczywiście zwrotnie będą przychodziły kolejno dokumenty takie jak UPP, UPO i na koniec potwierdzenie ustanowienia reprezentacji. I dopiero na tym kończy się proces pełnej rejestracji. Każdy etap trwa, każdy kolejny krok możliwy jest po wykonaniu poprzedniego kroku. Każdy wniosek musi odebrać urzędnik w Urzędzie Celnym w Poznaniu (akurat ten urząd prowadzi sprawy związane z rejestracją)
Przykład 2
Podobnie jak w przykładzie 1 jest Firma Malinowski prowadzona przez Stefana Malinowskiego, ale w firmie jest już zatrudniony pracownik Jan Kowalski, który będzie się zajmował SENTAM-i
Krok 1 – Stefan Malinowski i Jan Kowalski zakładają na platformie PUESC konto podstawowe
Krok 2 – Stefan Malinowski i Jan Kowalski uwiarygadniają siebie na platformie. Żeby cała operacja przebiegała sprawnie i szybko obydwaj zakładają na stronie www.epuap.gov.pl swoje własne profile zaufane. Dalsze postępowania jest takie jak w kroku 2 w przykładzie 1, ale muszą to zrobić osobno zarówno Stefan Malinowski jak i Jan Kowalski.
Obydwaj na końcu otrzymują swój indywidualny ID SISC
Krok 3. Stefan Malinowski, który otrzymał ID SISC rejestruje swoją firmę, wypełniając formularz rejestracja podmiotu. Opis ten sam jak w kroku 3 w przykładzie nr 1.
Krok 4. Stefan Malinowski jako osoba posiada swój własny ID SISC i posiadający prawo do reprezentowania własnej firmy posiadającej już ID SISC podmiotu ustanawia tak zwaną reprezentację tym razem dla Jana Kowalskiego wypełniając formularz „ustanowienie reprezentacji”. W tym formularzu upoważnia Jana Kowalskiego posiadającego ID SISC do działania na PUESC-u w imieniu firmy Stefana Malinowskiego posiadającej swój ID SISC. Dopiero wtedy Jan Kowalski może działać w imieniu firmy Malinowskiego. Ale w tym przypadku proces ustawiania reprezentacji dla Jana Kowalskiego jest trochę bardziej skomplikowany. Musi być bowiem stworzony dokument, z którego będzie wynikało, że Jan Kowalski, który jest pracownikiem firmy został upoważniony przez firmę do wykonywania w imieniu firmy operacji na platformie PUESC i jest to w zakresie jego obowiązków jako pracownika firmy. Taki dokument trzeba potwierdzić w urzędzie celnym i ze stemplem urzędu dołączyć do wniosku.
Można tutaj również rozważać upoważnienie osoby spoza własnej firmy np. jakiejś Anny Płaczkowskiej z firmy będącej dostawcą paliwa do reprezentowania firmy Stefana Malinowskiego na PUESC-u. Wówczas jednak postępowanie jeszcze bardziej się skomplikuje, bowiem trzeba jeszcze będzie oprócz dokumentu upoważniającego wystawionego przez Stefana Malinowskiego dla Anny Płaczkowskiej opłacić przelew za wystawione pełnomocnictwo i zarówno dokument jak i pełnomocnictwo potwierdzić w urzędzie celnym i dołączyć do wniosku o ustanowienie reprezentacji.
Przykład 3
Tym razem przyjmijmy, że mamy do czynienia ze spółką z o.o. lub spółką jawną zarejestrowaną w KRS-ie. Z KRS-u będzie wynikał sposób reprezentacji spółki. Załóżmy, na początek, że sytuacja jest prosta – jedna osoba, czyli na przykład wspólnik spółki jawnej może jednoosobowo reprezentować spółkę. Niech ten wspólnik nazywa się Stefan Malinowski, a pracownikiem, który będzie zajmował się SENT-ami będzie Jan Kowalski. W tym przypadku postępowanie będzie dokładnie takie samo jak w przykładzie 2. Jedyna różnica polegałaby na tym, że do wniosku o rejestrację podmiotu należy dołączyć wypis z KRS-u z którego będzie wynikało, że Stefan Malinowski może reprezentować jednoosobowo spółkę.
Bardziej skomplikowana sytuacja będzie w przypadku, gdy do wydawania wiążących decyzji w imieniu spółki wymagane jest zgodne działalnie dwóch wspólników, albo dwóch członków zarządu, np. Stefana Malinowskiego i Stefani Malinowskiej. Postępowanie będzie musiało w tym przypadku wyglądać następująco
Krok 1 – Stefan Malinowski i Jan Kowalski zakładają na platformie PUESC konto podstawowe
Krok 2 – Stefan Malinowski i Jan Kowalski uwiarygadniają siebie na platformie. Żeby cała operacja przebiegała sprawnie i szybko obydwaj zakładają na stronie www.epuap.gov.pl swoje własne profile zaufane. Dalsze postępowania jest takie jak w kroku 2 w przykładzie 1, ale muszą to zrobić osobno zarówno Stefan Malinowski jak i Jan Kowalski.
Obydwaj na końcu otrzymują swój indywidualny ID SISC
Krok 3. Stefan Malinowski, który otrzymał ID SISC rejestruje swoją firmę, wypełniając formularz „rejestracja podmiotu”. Opis prawie taki sam jak w kroku 3 w przykładzie 1. Ale dodatkowo trzeba stworzyć dokument w których Stefania Malinowska i Stefan Malinowski upoważnią Stefana Malinowskiego do rejestracji podmiotu na platformie PUESC i do ustanawiania reprezentacji dla innych osób do działania na platformie. Dla pewności dla takiego pełnomocnictwa należałoby wnieść opłatę skarbową 17 zł, pełnomocnictwo i opłatę skarbową potwierdzić w Urzędzie Celnym i obydwa dokumenty dołączyć do wniosku o rejestrację podmiotu.
Krok 4. Stefan Malinowski ustanawia reprezentację tym razem dla Jana Kowalskiego wypełniając formularz „ustanowienie reprezentacji”. W tym formularzu upoważnia Jana Kowalskiego posiadającego ID SISC do działania na PUESC-u w imieniu firmy Stefana Malinowskiego posiadającej swój ID SISC. Dopiero wtedy Jan Kowalski może działać w imieniu firmy Malinowskiego. Podobnie jak w przykładzie 2 musi być stworzony dokument, z którego będzie wynikało, że Jan Kowalski, który jest pracownikiem firmy został upoważniony przez firmę do wykonywania w imieniu firmy operacji na platformie PUESC i jest to w zakresie jego obowiązków jako pracownika firmy. Taki dokument trzeba znowu potwierdzić w urzędzie celnym i ze stemplem urzędu dołączyć do wniosku.
5. UWAGI KOŃCOWE
Przykłady podane powyżej są tylko przykładami. Przypadków może być więcej. M.in. zarząd spółki może upoważnić inną osobę z firmy, a nie członka zarządu, do reprezentowania spółki we wszystkich sprawach związanych z rejestracją spółki na platformie PUESC.
Jeszcze raz podkreślamy mocno, że proces pełnej rejestracji może trwać kilka tygodni, bo nie można zrobić kolejnego kroku jeśli nie zakończy się krok poprzedni. Tylko rejestracja konta podstawowego jest szybka i trwa chwilę. Odbywa się to systemowo, bez udziału człowieka. Każdy kolejny wniosek wymaga, aby odebrała ten wniosek jakaś osoba z Urzędu Celnego w Poznaniu, rozpatrzyła ten wniosek i wysłała potwierdzenie. Urzędników w tym urzędzie zapewne pracuje sporo, ale nie są to setki osób, a firm objętych tych obowiązkiem jest bardzo dużo, tym bardziej, że zgłoszeniom podlega każda ilość oleju opałowego i dodatkowo gaz LPG.
Można oczywiście liczyć, że mimo niedopełnienia obowiązku pełnej rejestracji będzie można w dalszym ciągu generować SENT-y i towar dostarczać i nie będzie to przez urzędy póki co ścigane, ale kto wie jak będzie. Równie dobrze system może nie przyjmować zgłoszeń dla odbiorców nie posiadających pełnej rejestracji, albo – co jeszcze gorsze – pojawi się interpretacja, że SENT dla odbiorcy nie w pełni zarejestrowanego nie był prawidłowo wystawiony i zostanie ukarany dostawca.
Wersja optymistyczna to taka, że termin zostanie wydłużony poprzez zmianę rozporządzenia, ale to chyba mało prawdopodobne.
Opis jaki dla Państwa przygotowaliśmy pomija szczegóły techniczne dotyczące korzystania z portalu, ale nie chcieliśmy tego opisu dodatkowo komplikować. Zdajemy sobie sprawę, że i tak nie jest to prosty opis, ale prościej się już tego przedstawić chyba nie da.
Poniżej linki z opisami, które są dostępne na platformie PUESC. Tam też można znaleźć filmy instruktażowe.
Oferujemy również pomoc telefoniczną, ale w tym zakresie nasze możliwości są ograniczone, tym bardziej, że proces pełnej rejestracji jest procesem wieloetapowym.